Guideご利用案内

ご利用案内

ご利用までの流れ

1.電話での受付

1.電話での受付

利用開始日の1年前からのご予約を承ります。
(ただし国際会議・学術会議でのご利用の場合は3年前よりご予約を承ります。)
尚、ご利用のお問合せは、随時お受けいたします。

0438-20-5555(9:00~17:30)
FAX 0438-20-5139

2.事前打ち合わせ

2.事前打ち合わせ
  • 申込書の提出
    ご利用に際し、県条例に定められた利用申込書の提出(ご利用日の2週間前まで)、及び利用承認が必要となります。
    FAXによる提出は受付しません。必ず正本をご提出下さい。また、申込者は催物主催者とします。
    利用申込書の1枚目のご提出 利用申込書の2枚目のご提出
  • 営利目的で興行を開催する場合、申込書提出時に会社の登記簿謄本と近年の事業実績並びに興行開催の事業計画書を併せてご提出下さい。
    ご利用に際し、県条例に定められた利用申込書の提出(ご利用日の2週間前まで)、及び利用承認が必要となります。
    FAXによる提出は受付しません。必ず正本をご提出下さい。また、申込者は催物主催者とします。
  • 会議室使用料は、利用申込書受理後、利用承認書・請求書を送付致しますので、ご利用の1週間前迄にお支払い願います。
    尚、ご入金頂きました会議室使用料はご返金できませんのでご注意下さい。
  • 打合せについて
    利用日の10日前までに以下の事項について営業担当者と打合せのうえ決定していただきます。
    • 飲食サービス
    • 会場レイアウト
    • 備品の使用
    • 看板
    • サイン
    • 搬入物の有無
    • 当日のスケジュール
    • 来場方法
    なお、これらの事項について利用日当日のお申込みはご希望に添いかねる場合があります。
  • 取消料について
    当施設のご利用を申し込まれた後、取消しをされる場合には以下のとおりの「取消料」を申し受けます。
    尚、会議室使用料をご入金されている場合は、取消料として充当させていただきます。
      利用日の1週間前の前日まで 利用日の7日前から3日前まで
    (休日を除く)
    利用予定前日、当日
    会議室使用料 なし 見積額の100%をいただきます。
    ホールでのご飲食 見積額の50% 見積額の75% 見積額の100%
    全て表示されていない場合、スクロールで全体を確認することができます。
  • 会議室レイアウトの最終変更は、ご利用日の3日前までです。
  • 会議室利用が9:00~21:00以外に及ぶ場合は、営業担当者にご相談下さい。
  • 駐車場使用料は無料ですが、駐車台数は予めご連絡下さい。
    特に混雑が予想される場合は、当方に警備員を手配して頂くか(手配料有料)、お客様にて整理員を配置して下さい(この場合、駐車場誘導は当方の警備員の指示に従って下さい)。なお、駐車場で発生した事故について当方では一切責任を持ちません。
  • 上記8.の例外として、イベント等により駐車場を使用する場合は1日1区画に付き使用料を頂きます。
    (撮影、試乗会利用を除く)

3. 事前のお支払い(ご利用料金のお支払い)

4. 搬入・設営

4. 搬入・設営
  • 展示物搬入・設営開始時に当ホール担当者より責任者の方へ注意事項を申し上げます。
    また、担当者の 許可なしでは搬入・設営を行うことはできません。
  • 展示物は会議室の壁に立てかけない様に設置して下さい。
    もし、必要がある場合は壁と展示物の間にダンボール、布等を挟んで下さい。また、壁に強い衝撃を与えないで下さい。
  • ご利用が営業時間外に及ぶ場合、会議室は作業灯のみとなり通常の明るさよりは暗くなります。
    但し、本番時は除きます。
  • 防災指針の遵守について
    • 通路、避難口、消防設備、誘導灯、誘導標識等の使用障害、視認障害となる付近に物を置かないこと
    • 主要通路は6m、補助通路は3m以上の幅員を確保すること
    • 催し物終了後、不要となった材料・廃材等は速やかに会議室外へ搬出し、適切な処分をすること
    •  
      その他、別途定める「防災指針」の各条項を遵守していただきます。
      また、地震、火災等の災害時に は係員の指示にしたがって下さい。
  • 食品・料理関係の出店について
    • 出店に当たっては、調理師免許証、食品衛生管理責任者証及び検便結果等の必要事項を提示又は提出してください。
    • 調理等に当たっては、主催者の管理下で行い食品管理及び衛生管理に十分ご注意ください。
    •  
      必要な措置が取られていない場合は出店をご遠慮いただくことがあります。

5. 当日のご利用について

5. 当日のご利用について
  • メインホールは飲食禁止です。
    また、館内においては禁煙です。
    喫煙される場合は指定の喫煙所でお願いします。
  • 会議室ご利用が2日間以上に及ぶ場合は開始時・終了時に全ての扉を開錠・施錠しますが、その際はお客様と当方担当者 または警備員の立会いのもと行います。開始時・終了時は必ずホール事務所にご連絡ください。
  • 会議室内の空調の調整は、ホール事務所にご連絡ください。
    (なお、105~107会議室、特別応接室1・2、控室1~10、練習室は室内で調整できます。)
  • オークラアカデミアパークホテルにてご宿泊をされて、且つ会議室ご利用が深夜・早朝に及ぶ場合、ホール・ホテル間の ご移動は2階の連絡通路をご利用ください。
  • 当ホールにて利用申込みされた場所以外での無断使用はご遠慮下さい。
  • 外線電話からの取次ぎは直接行わず、伝言にて承ります。
  • スタッフ控室が必要な場合は、別に会議室をご利用になるか、または会場の隅にパーテーション等で区画を設けて、そこを控室として下さい。予約室や通路等に控室を設けることはお断り申し上げます。
  • 火気を伴う展示物の設置・演出は、消防署への届出が必要となります。
  • 原則として、お客様がお持込みになられたゴミはお持ち帰り下さい。
  • 損傷等の届出
    施設及び貸出機器・備品のご利用に際し、これらを毀損・汚損・滅失したときは、ただちにその旨を届け出て下さい。
  • 注意事項
    当施設内の設置物に関しては、当方の許可なく移動や形状変更をしないで下さい。
    • 以下に掲げる行為は絶対禁止事項です。
      ⇒壁、柱、床等への貼り紙、ピンなどでの掲示
      ⇒備品等の、通常の用法に適しない使用方法
      ⇒不適切な養生方法
    • ※もし、掲示する必要がある場合は、両面ピンナップ掲示板(有料 サイズ 90cm×120cm)をご利用下さい。
      なお、101~104会議室については、磁石による掲示が可能です。
    • 当施設内の壁、柱、備品等を毀損・汚損・滅失、破損、損傷した場合は利用者の責任において原状回復するか、その損害額を実費弁償していただきます。
    •  
     

6. 催事開催 (会場・備品等のご確認)

7. 催事終了 (会場・備品等の現状復帰)

8. 撤去・搬出

11/27(日) タイトルテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキスト
  • 撤去・搬出を開始する場合は、ホール事務所にご連絡下さい。
  • 撤去・搬出につきましても、「搬入・設営」の2..・3..・4..の対応をさせて頂きます。
  • 会場撤去終了時にはホール事務所にご連絡下さい。お客様立会いのもと会場内を点検致します。

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